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山西晋邦文化传媒有限公司行政管理条例

 1、编制目的

1、履行办公日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录自己所管辖范围的所有资料,做好分门别类的管理登记。

2、办理各种行政事务和手续。

3、负责平时员工福利的采购工作,比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品,等等。

4、公司所有车辆的维护与管理。

2.适用范围

2.1适用于各个分公司的行政管理工作。

 

3.职 

1、监督考核员工的出勤及请、销假情况。

2、记载工作时间和加班时间。

3、考核计算扣假工资和加班工资等。

4、处理和维护公司日程,准备和完成各类文件报表。

5、阅读和分析各类信息,制定工作计划,做好时间分配。

6、协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作。

7、传达通知、分发文件。

8、安排公司各种会务和组织员工各种活动。

9、接待访客并决定是否让经理或其他工作人员与之会谈。

10、对公司各种文件和档案进行整理、归档。

3.2 各部门:负责上报本部门人员的需求申请工作。

 

4.工作程序

1基础设施管理

公司必要的基础设施(办公场所、生产场所、设备、支持性服务、信息系统等),并对其基础设施进行管理、维护、保养。

2、申请购置:

根据实际工作对基础设施和工作环境的要求,由相关需求部门填写购买申请,提出新购置固定资产的申请,报行政人事部经理批准。行政人事部经理批准后,方可安排进行采购。

3、入库、领用

固定资产购置完毕,即办理入库登记,再由相关使用人员领用,同时登记在《固定资产登记表》上。

4、日常管理

领用固定资产,领用人员填写《设备借出申请单》,经其上级领导批准后方可领用。

领用人员负责所领用固定资产的的日常管理。

行政助理负责公共设施的日常管理。

对长期闲置、已经达到报废年限、毁损严重等情况的固定资产应及时汇总并上报行政人事部经理,处理。以免占用库房空间,固定资产与产品等物资不应混放。

5、盘点

每半年末会同财务部共同完成盘点。并在《固定资产登记表》上详细记录所盘点固定资产状况。

6、工作环境管理标准

通用要求

为营造整洁美观的工作环境,公司应划分责任区,各责任区指定负责人,由公司行政助理负责统一检查;

每周定期保洁。

办公场所内只可保留有用的物品,撤除不需要的物品,腾出空间,并将有用物品按照标识摆放整齐;

保持通风。

确保安全通道畅通无阻;

办公场所禁止大声喧哗,避免影响他人正常办公;

办公区域内设置有禁烟标志,禁止吸烟;

定期点检消防器具;

保持正常室温,经常通风。

培养员工养成良好的习惯,着装整齐,由行政助理统一检查;

6、研发、生产调试区域工作环境特殊要求

防静电要求:采用防静电地面。

通风要求:保证空气流通。

7、质量信息

信息的需求

公司需要如下质量信息:

产品要求信息;

产品实现过程信息;

顾客反馈信息;

产品质量信息;

质量体系运行信息。

信息的来源和收集方法

序号

信息种类

信息来源

收集方法

1.    

产品要求信息

销售活动

与客户沟通,合同评审

2.    

产品实现过程信息

研发和生产过程

评审,监视,测量

3.    

顾客反馈信息

顾客参与的评审等活动,交付,售后服务

顾客评审意见、验收意见、《服务反馈表》

4.    

产品质量信息

研发和生产过程

监视,测量,顾客反馈

5.    

质量体系运行信息

各相关部门、过程

内外部审核、管理评审

 

8、信息的安全和保密

为确保信息的有适宜的安全性,可采取如下保密措施:

通过物理隔离、安装防火墙,确保计算机信息安全;

加强办公场所安全管理,安装监控装置、门禁系统、严格出入登记等措施;

加强信息人员培训。

9、信息管理设施

公司有如下信息管理设施:

配置管理库;

电子邮件系统;

网站;

档案室,各种文件柜。

10、确保顾客获得所需的产品质量信息

通过如下措施确保顾客获得所需的产品质量信息:

通过网站、电话、展览会等向顾客传递产品信息;

按照规定请顾客参与产品实现过程,向顾客通报情况,请顾客会签相关文件,参加评审等活动;

交付时进行验收测试和演示,并提供相应的技术资料

为顾客提供技术培训等售后服务活动。

评价改进信息管理系统

 

通过内部审核、管理评审等活动,评价信息管理系统,进行改进。